1. Rétroplanning - attention aux déconvenues
Le rétroplanning : beaucoup utilisé, mais attention aux déconvenues
Le rétroplanning est une technique de planification de projet qui connaît un succès important depuis plusieurs années. Cette technique est souvent encouragée lorsqu’un projet doit être livré pour une date fixe.
En pratique, nous constatons souvent que le rétroplanning cause de nombreuses déconvenues aux chefs de projet. Nous vous proposons de comprendre pourquoi et de trouver une solution alternative.
2. En quoi consiste le rétroplanning?
En quoi consiste le rétroplanning?
Le rétroplanning est une méthode de planification inversée de projet, souvent utilisée lorsqu’un projet a une date de livraison fixe et non négociable.
La technique consiste à :
- Utiliser la date de livraison comme point de départ de la planification.
- Remonter le temps en identifiant les tâches à réaliser pour livrer le projet à temps.
- Construire le planning (sur un diagramme de Gantt) en partant de la fin du projet et en remontant au fur et à mesure vers la date de départ du projet.
- Identifier la durée des tâches de façon à respecter la date de livraison.
3. Pourquoi se méfier du rétroplanning?
Pourquoi remettre en cause la technique du rétroplanning?
Lorsque nous échangeons avec des chefs de projet lors de nos formations, nous entendons, fréquemment, les reproches suivants :
- Nous avons oublié certaines tâches, notre planning était une construction intellectuelle qui n’avait rien à voir avec la réalité.
- Nous nous sommes trompés dans les liens entre les tâches à accomplir, les étapes du projet. Nous avons dû recommencer certaines activités pour mener à bien les suivantes. Le budget et les délais ont explosé.
- L’estimation des durées des tâches a été faite pour que le rétroplanning tienne la route. Une fois que nous avons abordé réellement le travail, nous nous sommes rendu compte que le travail prendrait beaucoup plus de temps.
- La hiérarchie s’accrochait à un rétroplanning qui montrait que nous aurions pu livrer à temps, mais c’était sans tenir compte du fait que nous avions d’autres projets en parallèle. Notre disponibilité pour ce projet particulier était bien moins importante que prévu théoriquement, lors de la réalisation du rétroplanning.
À chaque fois, les budgets et les délais ont explosé.
4. Les problèmes du rétroplanning
Pourquoi le rétroplanning mène-t-il à tant de problèmes?
Le modèle mental qui sous-tend la technique du rétroplanning pourrait se résumer en une phrase : « Construisons un planning qui permette de livrer ce projet dans les temps ».
En théorie, rien à redire à cela ! Mais, ce modèle mental est dangereux.
La solution pour livrer un projet dans les délais prescrits n’existe pas toujours. Ceux-ci ne sont peut-être pas atteignables ou alors cela ne peut se faire qu’à un coût prohibitif.
La méthodologie pose également problème, car le chef de projet identifie les tâches, leur durée, et leur ordre de succession en une seule opération, avec la contrainte d’atteindre une date cible. Les risques d’oublis ou de sous-estimation des délais sont alors très importants.
5. Une stratégie de rétroplanning sure et efficace
Comment planifier un projet à échéance fixe pour diminuer les risques d’erreur au maximum?
Nous proposons aux participants à nos formations à la gestion de projet de suivre une méthode en 5 étapes :
- Commencer par faire abstraction de toute contrainte de délai pour rester objectifs et neutres.
- Identifier toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet, sans s’intéresser à leur durée ni à leur ordre de priorité. Nous proposons divers outils et règles pour maximiser les chances de ne rien oublier.
- Une fois que TOUTES les tâches sont identifiées, déterminer l’ordre de succession de celles-ci avec un outil comme le PERT.
- Évaluer la durée en prenant les marges de sécurité nécessaires et en déduire le chemin critique du projet.
- Représenter, sur un diagramme de Gantt, les différentes tâches en tenant compte de leur durée et de leur ordre chronologique.
- Comparer la durée réaliste ainsi obtenue avec la date butoir et chercher, le cas échéant (en pratique, ce sera souvent le cas), les solutions pour respecter la date de fin imposée.
6. Que faire si le planning ne respecte pas la date imposée?
Que faire si le planning ne respecte pas la date imposée?
Nous avons extrait quelques-unes des recommandations que nous faisons aux chefs de projet qui suivent notre formation :
- Réévaluez le scope du projet : certaines fonctionnalités sont-elles absolument nécessaires ou peuvent-elles être livrées avec du retard ?
- De quelle flexibilité disposez-vous au niveau des ressources : leur nombre, leur niveau d’expertise, les priorités accordées à votre projet et la proportion de leur temps qu’elles peuvent y consacrer?
- Le support organisationnel que vous allez recevoir. Disposez-vous d’un sponsor, la hiérarchie est-elle alignée quant au scope, aux livrables et au niveau de priorité de votre projet? Nous sous-estimons souvent l’impact d’un manque de consensus de la direction au niveau des délais de livraison d’un projet.
- Soyez proactifs et transparents. Au plus tôt vous constatez l’impossibilité de respecter une date prescrite, au mieux cela vaudra pour tout le monde, à commencer par vous.
7. Un bon planning ne suffit pas
Un bon planning ne suffit pas
Un planning est la description du rythme auquel un projet devrait se dérouler.
Une fois que vous passez du planning à la réalité, les problèmes apparaissent :
- Des risques non identifiés surgissent
- Des incompréhensions entre stakeholders
- Des conflits de priorité entre votre projet et les départements opérationnels
- Des rivalités
- Des problèmes de motivation
- ...
Il existe quelques clés pour mitiger ces sources de retards et de dépassement de budget :
- Une communication précise avec tous les stakeholders avant, pendant le projet pour éviter les blocages et les rivalités
- Le développement d'un reporting clair et efficace qui vous permette de gagner la confiance de votre hiérarchie
- Le développement d'un leadership qui permette de développer la motivation de tous vos collègues sur le projet.
Nos deux outils préférés sont à ce titre :
La formation au MBTI® car elle permet de :
- Comprendre votre style de leadership naturel
- Identifier en quoi celui-ci facilite ou complique la poursuite de vos projets
- Trouver les clés d'une coopération efficace avec chaque intervenant sur le projet.
La formation à la Process Com car elle vous permet de :
- Être mobilisant et constructif même lors de situations de crise (ce modèle fut développé pour la NASA à l'intention de ses astronautes)
- Aider vos intervenants sur le projet à communiquer et réagir de façon constructive.
